关于做好2020年国际会议预报和管理工作的通知

联系人:郭丽娟联系方式:84398735发布时间:2019-09-24

各学院、各单位:

根据教育部《关于做好2020年国际会议预报和管理工作的通知》的相关规定,现将2020年度国际会议预报和报批手续工作有关事宜通知如下:

一、坚持会议预报制度。各单位应在每年10月预报拟在下一年举办的国际会议以及拟对外承诺或申办的国际会议(对不涉及敏感政治问题、邀请外宾人数在30人以下的自然学科类一般国际学术会议可不预报,但须在会议举办前至少提前4个月正式申报)。

会议预报制度旨在限制重复举办相同的会议,防止出现先对外承诺后申报的现象。预报中的“2020年国际会议”既包括拟在2020年年内召开的国际会议,也包含拟在2020年后举办、但须在2020年对外承诺的国际会议。国际会议原则上只进行一次预报,重大国际会议逾期不得补报;若下半年有临时增改的一般国际会议,可于20204月前进行一次补报,届时将不再单独发通知。未经预报的会议原则上不得申报。

请各学院在中国教育系统学术会议云平台网站(http://econf.hust.edu.cn/)按照网站要求进行会议预报,并于1030日前下载或填写《2020年度拟申办及在华举办(含承办、合办等)一般/重大国际会议计划表》,加盖学院公章后报送国际合作与交流处。会议负责人需在会议对外宣布前或举办前不少于4个月时限内在该系统进行国际会议申报,并下载纸质版文件加盖学院公章后报送国际合作与交流处。会议正式审批材料提交不足三个月的,须另外提交纸质加急说明并盖学院公章。在没有得到教育部正式批件前,任何学院和个人不得自行对外申办或承诺举办国际会议。如有疑问,请电询国际合作与交流处。

二、提高国际会议实效。国际会议遵循谁申报、谁负责、谁主办、谁主责的原则。合办类国际会议不得将会议主办权交给合作单位甚至外方。举办国际会议要目的明确、主题鲜明,不得举办内容重复、空泛的国际会议。要严格控制会期、会议规模和会议规格。会期一般不超过四天,不得安排参观、考察等活动。中外参会代表的比例应适当,不得利用举办国际会议之名行创收营利之实。经批准举办的会议,不得随意更改会议规模、举办时间、邀请人员名单等关键要素,要切实做好会议成果的收集整理工作,按规定时限要求通过网站向学校报送会议总结和相关材料。未按规定时限报送会议总结和材料的,视情将与受理新会议申请挂钩。会议申办单位严格按照教育部会议批件确认的时间、地点和会议规格、规模举办会议,如有任何变化,须至少提前一个月在国际会议系统提交申请。

请各学院尽快对在2020年度拟申办、自主举办(含承办及合办)的重大与一般性国际会议情况进行摸底统计,在网站填写《2020年度拟申办及在华举办(含承办、合办等)一般/重大国际会议计划表》、下载表格加盖学院公章并由分管院长签字后于20191030日前报送至国际合作与交流处外国专家科(行政楼A607)。


联系人:郭丽娟电话:84398735                                                                               


附件1一般国际会议计划表.xlsx

附件2重大国际会议计划表.xlsx

附件3 重大国际会议和一般国际会议的界定.doc

附件4:在华举办国际会议总结表.doc

附件5:国际学术会议报批系统预报申请说明.pdf


国际合作与交流处

2019923


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